Создание задачи
Как работать с карточкой задачи, выбирать и переназначать исполнителя. Что такое контроль.
Чтобы добавить задачу, рекомендуем предварительно создать свой шаблон в разделе «Настройки» — «Шаблоны», который будет соответствовать бизнес-процессам вашей компании. Добавьте регион, если активирована опция «Регионы».
Основные поля
Карточка создания задачи состоит из наименования клиента, контактов и адреса, шаблона и рабочего процесса. Все остальные поля относятся к дополнительным и зависят от настроек шаблона.
Что нужно: в общем списке нажмите на кнопку «Создать задачу» и выберите шаблон
Подробнее:
1
Нажмите на кнопку «Создать задачу» и выберите шаблон
В системе изначально есть ознакомительные шаблоны, по которым вы можете создать задачу и оценить возможности сервиса. Рекомендуем предварительно добавить индивидуальный шаблон под нужды вашей компании. Читайте, как создать шаблон.
2
Измените номер задачи, если требуется
Для этого нажмите на кнопку в виде карандаша. В противном случае будет добавлен номер по порядку. Изменить этот номер в дальнейшем будет нельзя.
3
Укажите наименование клиента
Это может быть наименование организации, ФИО или описание объекта. Вы можете выбрать его из существующих, которые были ранее добавлены в разделе «Объекты», или указать нового клиента — в этом случае в поле «Клиент/Объект» отобразится пометка «новый». Чтобы удалить выбор, нажмите в данном поле на кнопку х.
После создания задачи карточка нового клиента будет автоматически создана в разделе «Объекты». Поле можно оставить пустым – тогда информация о клиенте не будет сохранена в системе для дальнейшего использования.
После создания задачи карточка нового клиента будет автоматически создана в разделе «Объекты». Поле можно оставить пустым – тогда информация о клиенте не будет сохранена в системе для дальнейшего использования.
4
Укажите контакты
Можно добавить несколько контактов. Для этого нажмите на кнопку «Добавить контакт». Появятся поля для ввода имени и телефона. Укажите данные и нажмите на кнопку +. Чтобы удалить пустое поле с контактами, нажмите на кнопку х. Чтобы удалить добавленный контакт, наведите на него курсор и нажмите на х.
5
Укажите адрес
Вы можете сделать это вручную или выбрать на карте. Чтобы указать адрес вручную, начните вводить первые буквы города и выберите из предложенных вариантов. Аналогично начните указывать улицу и дом. Чтобы выбрать адрес на карте, нажмите на кнопку в виде указателя справа от поля. Найдите нужную улицу и строение на карте и поставьте точку. Нажмите на кнопку «Да» в окне «Установить новое местоположение?». Нажмите на кнопку «Применить». Выбранный адрес отобразится на карте в блоке «Контроль». После отправки задачи исполнителю изменить адрес будет нельзя.
6
Регионы
Если в разделе «Настройки» — «Общие» у вас активирована опция «Регионы», то в карточке создания задачи будет отображаться поле «Регион». Оно будет обязательным для заполнения. Он должен быть создан заранее — читайте тут, как это сделать. Выберите регион из выпадающего списка. Если ранее в карточке объекта был добавлен регион, то данное поле при выборе объекта будет заполнено автоматически.
7
Учет оборудования
Если в разделе «Настройки» — «Общие» у вас активирована опция «Учет оборудования», то в карточке создания задачи будет отображаться поле «Оборудование». Вы можете выбрать его из существующих, которые были ранее добавлены в разделе «Оборудование», или указать новую единицу — в этом случае в данном поле отобразится пометка «(новый)». Чтобы удалить выбор, нажмите в данном поле на кнопку х. После создания задачи карточка новой единицы оборудования будет автоматически создана в разделе «Оборудование». Поле можно оставить пустым.
8
Сменить шаблон
В поле «Шаблон» можно сменить выбранный шаблон. Дальнейшие поля будут зависеть от настроек шаблона. Поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения.
Теперь вы можете сохранить задачу в черновиках, запланировать дату и время, отправить ее исполнителю или в эфир. После сохранения или отправки задачи ей будет присвоен номер. Задача отобразится в общем списке задач.
Также создать задачу можно из карточки клиента. Как это сделать, читайте в этой статье.
Работа с дополнительными полями
Карточка задачи может содержать дополнительные поля в зависимости от настроенного шаблона. В них можно указать для исполнителя дополнительную информацию: прикрепить документ, обозначить форму оплаты, указать сумму и т. д. Всего есть пять типов полей.
Текст
Поле для ввода текста. Например, поле «Описание задачи». Нажмите на поле и введите текст.
Число
Поле для указания числового значения. Например, поле «Аванс». Нажмите на поле и введите числовое значение без указания валют, единиц измерения и т. д.
Флажок
Поле, в котором необходимо поставить галочку. Например, поле «Требуется консультация». Если необходимо, поставьте галочку напротив данного поля.
Список для выбора
Поле с выпадающим списком, который состоит из двух и более вариантов значений. Например, поле «Форма оплаты». Нажмите на поле и выберите значение из выпадающего списка.
Изображение
Форма с возможностью добавления изображения. Например, поле «Инструкция по установке». Нажмите на область с добавлением фото или перетащите туда нужные файлы. Чтобы удалить прикрепленное изображение, наведите на него курсор мыши и нажмите на кнопку в виде корзины. Чтобы восстановить удаленное изображение, нажмите на ссылку «восстановить».
Обратите внимание! Если поле отмечено звездочкой, это значит, что оно обязательно для заполнения.
Как отправить задачу исполнителю
Если вы создаете задачу по объекту или оборудованию, за которым закреплен исполнитель, то данное поле будет заполнено автоматически.
Что нужно: выбрать исполнителя и настроить дату при необходимости
Подробнее:
1
Выбор сотрудника
Нажмите на кнопку «Назначить исполнителя» и выберите в выпадающем списке сотрудника. Для быстрого поиска начните вводить имя. Чтобы отменить выбор, нажмите на поле еще раз, наведите курсор на выбранного исполнителя — должна появиться надпись «Отменить». Нажмите на выбранного исполнителя.
2
Дата и период
Если требуется, укажите дату исполнения задачи в поле «Запланирован на» под полем с исполнителем. Вы можете выбрать отдельную дату на календаре или же целый период, нажав на ссылку, например, «На следующей неделе» или «В этом месяце». После выбора даты или периода нажмите на кнопку «Применить». Если для задачи не будет определена дата исполнения, то она будет отправлена исполнителю в раздел «Задачи без даты».
3
Время
Если вы указали запланированную дату, то ниже появится поле для выбора времени исполнения задачи. Выберите время визита и его продолжительность, если требуется.
4
Отправьте задачу
Нажмите на кнопку «Отправить»
Вы можете подобрать исполнителей на карте. Это позволит вам понять, где сейчас находятся мобильные сотрудники и кто из них ближе к объекту задачи. Для этого в блоке «Назначить исполнителя» нажмите на кнопку в виде карты. На карте будут отображены все исполнители (в зависимости от качества передачи данных с их устройств).
В поле «Исполнитель» выберите сотрудника, тогда на карте будет показано его местоположение. Если требуется, выберите дату и время запланированной задачи. Это позволит отобразить справа список задач, совпадающих по выбранным параметрам.
Нажмите на кнопку «Подобрать». Заполните остальные данные по задаче и нажмите на кнопку «Отправить».
В поле «Исполнитель» выберите сотрудника, тогда на карте будет показано его местоположение. Если требуется, выберите дату и время запланированной задачи. Это позволит отобразить справа список задач, совпадающих по выбранным параметрам.
Нажмите на кнопку «Подобрать». Заполните остальные данные по задаче и нажмите на кнопку «Отправить».
Также отправить задачу исполнителю можно в Календаре через построение маршрута или добавление на временной шкале. Как это сделать, читайте тут.
Как переназначить исполнителя
Вы можете переназначить исполнителя задачи до того, как она будет завершена мобильным сотрудником или сдана на проверку.
Что нужно: перейти в карточку задачи
Подробнее:
1
Нажмите на кнопку
В карточке задачи нажмите на кнопку «Переназначить исполнителя».
2
Выберите исполнителя
Выберите нового исполнителя по инструкции выше.
3
Отправьте задачу
Нажмите на кнопку «Отправить».
Также переназначить исполнителя можно в Календаре у запланированной задачи в статусе черновик. Для этого выберите задачу на карте или в списке. Нажмите на кнопку «Редактировать». Выберите нового исполнителя и нажмите «Сохранить».
Если исполнитель отказался от задачи
Если исполнитель отказался от задачи, то статус задачи сменится на «Отказался».
Что нужно: перейти в карточку задачи
Подробнее:
1
Нажмите на кнопку «Переназначить исполнителя».
2
Выберите нового исполнителя.
3
Нажмите на кнопку «Отправить».
Также вы можете скопировать задачу. Для этого нажмите на кнопку «Скопировать задачу». Подробнее описано тут.
Что такое контроль
В блоке «Контроль» в карточке задачи отображается карта, на которой указан адрес объекта, если он был заполнен.
Также в данном блоке будет отображаться статистика движения задачи: когда и в каком статусе она была завершена. Вы можете перейти к просмотру трека по задаче. Для этого нажмите на ссылку «Посмотреть трек по задаче».
Создание задачи мобильным сотрудником
Мобильный сотрудник может добавить новую задачу в своем мобильном приложении. Это необходимо тогда, когда клиент сам звонит исполнителю и оставляет заявку через него, а не офис. Чтобы данные по таким заявкам не потерялись и попали в систему и отчетность, сотрудник может прямо на месте создать задачу самостоятельно. Задача, созданная исполнителем через мобильное приложение, автоматически переходит в статус «Принял».
Обратите внимание! Данный функционал доступен на тарифе «Стандарт».
Другие полезные статьи
Самые популярные материалы по работе с сервисом Мобифорс
СКАЧАЙТЕ ПРИЛОЖЕНИЕ МОБИФОРС