Интеграция с Битрикс24

Для чего нужна интеграция

Интеграция Битрикс24 и Мобифорс представляет возможность автоматически создавать задачи в Мобифорс при переходе сделки в Битрикс24 в определенную стадию. Вы можете настроить автоматическое заполнение полей задачи Мобифорс информацией из сделок Битрикс24 и возврат необходимых данных назад в Битрикс24.
Установите приложение Мобифорс из магазина Битрикс24, затем перейдите в ваш аккаунт Мобифорс для дальнейшей настройки.

Находясь в аккаунте Мобифорс в разделе "Настройки - Интеграции", нажмите "Подключить".

Подключение к Битрикс24

В открывшейся форме введите адрес вашей учетной записи в Битрикс24, например https://my-company.bitrix24.ru/

И нажмите в правом нижнем углу кнопку "Подключить". При необходимости, авторизуйтесь в Битрикс24.

Настройка создания задачи в Мобифорс

После успешного подключения Битрикс24 к Мобифорс, вам станет доступна кнопка настройки интеграции. Нажмите кнопку "Настройки" и в открывшемся окне задайте порядок создания задачи в Мобифорс при переходе сделки в Битрикс24 в определенную стадию.
В открывшемся окне представлены доступные Воронки и стадии заявок. Для создания задачи необходимо отметить нужную стадию галочкой слева. Для выбранной стадии станут доступны дополнительные настройки, разделенные на смысловые подгруппы.
Для успешного создания задачи необходимо настроить шаблон для создаваемой задачи. Подробнее о шаблонах:

Как создать новый шаблон задачи?
Как сделать чеклисты и шаблоны для задач?
Какие дополнительные поля можно создать?
Выбор шаблона может быть настроен двумя способами:

1. Используя единый шаблон

Для всех создаваемых задач на данном этапе сделки будет использоваться единый шаблон задачи

2. Подбирая шаблон из поля Битрикс24

Шаблон задачи будет подбираться по соответствию содержимого выбранного поля в сделке Битрикс24, для корректной работы данной связи необходимо, чтобы поле в Битрикс24 было списком выбора, и элементы в нем в точности совпадали названиям шаблонов в Мобифорс.

В случае невозможности подобрать шаблон в момент создания задачи в Мобифорс по сделке в Битрикс24 в комментарий к сделке в Битрикс24 будет отправлено сообщение об ошибке:

Обратите внимание, при наведении на каждый элемент настроек – доступно его подробное описание под знаком вопроса.

Перенос основных данных из Битрикс24 и отправка

Интеграция Битрикс24 с Мобифорс позволяет осуществить двухсторонний перенос данных из большинства полей сделок и задач, а так же информации по клиентам.

Перенос из Битрикс24 с Мобифорс информации по клиентам: Если в сделке заполнен клиент, то он будет перенесен в справочник "Объекты" Мобифорс и добавлен в задачу
Перенос из Битрикс24 с Мобифорс информации по контактам: Если в сделке были добавлены контакты, они будут перенесены в задачу Мобифорс
Отправка задачи сразу после ее создания.

По умолчанию, задача создается в статусе черновик, и требует ручного распределения в системе Мобифорс на одного из мобильных сотрудников, но есть возможность – отправки задачи исполнителю сразу после ее создания. Для подключения этой опции должен быть отмечен флаг "Сразу отправлять на мобильное устройство"
Данный механизм использует две опции отправки задачи

1. Конкретному исполнителю, для этого необходимо чтобы в списке передаваемых параметров из Битрикс24 в Мобифорс была настроена связь исполнителей в Мобифорс со списком выбора или пользователями Битрикс24 (см настройки связи полей)

2. В эфир, для самостоятельного выбора задачи исполнителем. Задача отправляется в эфир, если связь с исполнителем не настроена, но выбрана опция "Сразу отправлять на мобильное устройство". Это означает, что любой подключенный сотрудник будет видеть эту задачу в списке возможного выбора и принять ее к исполнению.

Передача дополнительных данных из сделки

Для передачи сведений из сделки в задачу необходимо настроить правила связей полей. Для добавления новой связи нажмите "Добавить связь полей Битрикс24 и Мобифорс"
появившейся строке соответствия настройте необходимую связь:
Слева выберите поля сделок Битрикс24, данные из которых будут переданы в Мобифорс при создании задачи, а справа выберите поля задач Мобифорс, в которые будут переданы данные из полей сделок Битрикс24.

Ниже рассмотрены наиболее частые примеры построения связей:

Передача исполнителя из Битрикс24 в Мобифорс

В качестве источника данных в Битрикс24 можно использовать пользователей Битрикс24, или поле с типом "список".

1) Использование пользователей Битрикс24 в качестве источника данных для исполнителя в Мобифорс. Связь пользователей Битрикс24 и сотрудников в Мобифорс осуществляется по наименованию, по этому критически важно, чтобы строка, образованная из фамилии и имени сотрудника в Битрикс24, соответствовала имени сотрудника в Мобифорс
И в форме настройки интеграции выберите например ответственного в колонке Битрикс24 и Исполнитель в колонке Мобифорс:
Обратите внимание на предупреждение справа, обычно там содержится полезная информация, если при переносе данных полей могут быть неоднозначные ситуации
2. Использование дополнительного поля типа "список" в Битрикс в качестве источника данных для исполнителя в Мобифорс. Аналогично предыдущему пункту, связывание происходит по текстовому представлению пользователей. Для создания поля нужного типа в Битрикс24 перейдите в сделку, и создайте новое поле:
Теперь для настройки переноса данных перейдите в настройки интеграции с Битрикс24 и настройте связь так как показано ниже:
Обратите внимание на предупреждение справа, обычно там содержится полезная информация, если при переносе данных полей могут быть неоднозначные ситуации

Передача адреса из Битрикс24 в Мобифорс

Откройте форму настройки интеграции с Битрикс24, нажмите «Добавить связь полей Битрикс24 и Мобифорс», и там слева выберите поле из битрикс с типом Адрес
И справа основное поле задачи Мобифорс адрес:
При корректном соответствии полей должна получиться следующая запись соответствия:
В этом случае адрес будет перенесен вместе с его координатой, если она имеется в Битрикс24.

Установка даты запланированного визита из Битрикс24 в Мобифорс

Для установки даты запланированного визита в задаче Мобифорс необходимо создать поле в Битрикс24 с типом дата/время
В детальных настройках нового поля необходимо отметить опцию «Требуется указывать время», если задача назначается на конкретный час.
После создания поля в Битрикс24, откройте настройки интеграции, и нажмите "Добавить связь полей Битрикс24 и Мобифорс". Если в списке по-прежнему отсутствует нужное поле, сохраните изменение в окне настроек и откройте его заново.

В левом выпадающем списке выберите добавленное в Битрикс24 поле типа Дата и Время
А в правом – основное поле Мобифорс "Время планового визита"

Передача произвольных данных из Битрикс24 в пользовательские поля Мобифорс

Система Мобифорс поддерживает расширение информативности задач за счет пользовательских полей данных. Они настраиваются в разделе "настройки" – "шаблоны" – конкретный шаблон.
Ознакомится с настройками шаблонов подробнее можно в следующих обучающих видео:
Как создать новый шаблон задачи?
Как сделать чеклисты и шаблоны для задач?
Какие дополнительные поля можно создать?

Данные из полей Битрикс24 переносятся в одно из полей раздела «дополнительные данные» выбранного шаблона
Для примера настроим перенос данных из Битрикс24 в поле "Сумма сделки", предполагая, что такое числовое поле уже создано в Мобифорс и шаблон корректно настроен.

Откройте настройки интеграции с Битрикс24, и нажмите "Добавить связь полей Битрикс24 и Мобифорс"

В левом выпадающем списке выберите ранее созданное в Битрикс24, отвечающее за сумму сделки с типом «число» или «деньги».
А в правом выпадающем списке поле "Сумма сделки"
В случае, если преобразование полей происходит с изменением типа данных или в прочих ситуациях, потенциально приводящих к потере части данных, справа будет выведено предупреждение, поясняющее причину потенциальной проблемы.

Передача данных списков из Битрикс24 в пользовательские списки выбора Мобифорс

Процесс установки связей полей не отличается от описанного в разделе "Передача произвольных данных из Битрикс24 в пользовательские поля Мобифорс", но для списков есть важное ограничение. Значения списков передаются по соответствию их текстового представления значений, и поле список не должно быть множественным в Битрикс24.

Ниже представлен пример правильной настройки полей списков в Битрикс24 и Мобифорс, гарантирующих корректный перенос значений
Пример не правильно созданных списочных полей, корректный перенос всех значений списка не возможен.
При установке соответствия между списочными полями в форме настройки интеграции об описанной выше особенности работы систем будет выведено предупреждение справа от соответствия

Оповещения в сделке о ходе работ по задаче в Мобифорс

Для каждого статуса задачи в Мобифорс возможно настроить уведомления в соответствующей сделке Битрикс24 о переходе задачи в данный статус. Для этого необходимо отметить галочками нужные статусы задач с Мобифорс.
По мере движения задач по статусам в сделке Битрикс24 будут добавляться соответствующие комментарии, пример таких комментариев на скриншоте Битрикс24 ниже

Движение сделки по статусам из задачи Мобифорс

Кроме оповещения в сделке Битрикс24 о смене статуса задачи в Мобифорс – возможна смена стадии сделки при изменения статуса задачи на «отправлена» или «принята», а так же при завершении задачи (см. изменение стадии сделки с зависимости от причины завершения задачи)
При каждом настроенном изменении стадии сделки в зависимости от статуса задачи в Битрикс24 можно настроить возврат данных в поля сделки Битрикс24 из полей Мобифорс.

Передача данных в Битрикс24 при изменении статуса задачи

Аналогичным образом, как настраивалась передача данных полей сделок из Битрикс24 в поля задач Мобифорс – можно настроить возврат информации из Мобифорс в сделки в Битрикс24.

Для настройки в форме Интеграции с Битрикс24 в подразделе "Передача данных в Битрикс24 при изменении статуса задачи" нажмите на "Добавить связь полей Мобифорс и Битрикс24"
В левом столбце вы получите список доступных полей задач Мобифорс для переноса в Битрикс24, а справа, соответственно, полей Битрикс24.
Возврат данных полезен в случае необходимости получить какой-либо отчет сотрудника по выполненной работе в сделке, например фотографии выполненных работ, или обновленная информация о исполнителе или времени визита, если ее изменяли на стороне Мобифорс или задача была отправлена в эфир о подобрана сотрудников самостоятельно. Важно отметить, что поля отчетов по задачам хранятся в разделе "отчет сотрудника" настроек шаблонов задач
В остальном логика связывания полей полностью повторяет логику описанную в "Передача дополнительных данных из сделки"

Изменение стадии сделки в Битрикс24 при завершении задачи

Каждая завершенная задача в Мобифорс имеет свою причину завершения (резолюцию), после завершения задачи в Мобифорс возможно автоматически изменить стадию сделки в зависимости от выбранной причины завершения. Настроить смены стадии сделки в зависимости от причин завершения задачи можно на форме интеграции Мобифорс с Битрикс24 в подразделе "Изменение стадии сделки при завершении задачи"
Если значение выпадающего списка справа не выбрано, то переход в новую фазу при завершении задачи не будет произведен.

Сами причины завершения в Мобифорс настраиваются в разделе Настройки – Причины завершения.

Для сохранения настроек нажмите «Сохранить» внизу формы интеграции.